Dass digitale Arbeitsplätze nicht nur für Grossunternehmen ein Gewinn sind, zeigt das Intranet-Projekt des Zürcher Energieversorgers Energie 360° AG, welches ich begleiten konnte.
Gleichzeitig zum Ausbau von Unternehmenswebsites hielten in vielen Firmen vor Jahren Intranets Einzug, um Mitarbeitende auf elektronischem Weg informieren zu können. Von digitalen «Schwarzen Brettern» und «PDF-Friedhöfen» haben sie sich immer mehr zu Collaboration-Plattformen und digitalen Arbeitsplätzen entwickelt.
Oft herrschte im Management von Unternehmen die Meinung vor, dass sich solche Plattformen erst ab ein paar Tausend Mitarbeiter lohnen. Dass moderne Intranets auch für kleinere Firmen interessant sein können, zeigt das Intranet-Projekt von Energie 360°, welches ich über einige Monate begleiten durfte.
Der Energieversorger, hervorgegangen aus Erdgas Zürich, besteht seit 2014 als AG im Energiemarkt und beschäftigt ca 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Herausforderungen in der Branche sind gross, und so wird die Zusammenarbeit intern und mit externen Partnern immer wichtiger.
Das Management hat sich deshalb 2017 entschieden, ein Intranet der neusten Generation einzuführen. Mit «Sharespace» von Umsetzungspartner Swisscom hat man sich für eine Plattform auf SharePoint-Basis entschieden.
Mit detaillierten Konzepten zur Informationsarchitektur, Content und Governance war die Einführung gut vorbereitet. Ich konnte das Projektteam unter der Leitung von Nadja Wirth, Projektleiterin Digitale Kommunikation bei Energie 360°, bei der Planung und Erstellung von Inhalten für die neue Kommunikationsplattform unterstützen.
«Ein spannendes und zugleich herausforderndes Projekt. Das Wichtigste war mir, dass ich eine Informations- und Collaborations-Plattform für alle Mitarbeitenden einführen konnte. Quasi ein Projekt von Mitarbeitenden für Mitarbeitende», so Nadja Wirth.
„Durch die tatkräftige Unterstützung von Katharina Brunner, ihr fachliches Wissen und die frischen Ideen, konnte unser Intranet fristgerecht und erfolgreich eingeführt werden. Besonders schätzen wir, dass Katharina keine Scheu hatte mit anzupacken.“
Pflege und Unterhalt des Intranets von Energie 360° sind dezentral in allen Fachbereichen des Unternehmens abgestützt. Superuser und Inhaltseditoren aus verschiedenen Teams wurden ausgebildet. Die SharePoint-Technologie war für die meisten neu, deshalb war es wichtig, die Mitarbeitenden zu begleiten und ihnen Hilfsmittel wie Anleitungen, Video-Tutorials und persönliches Coaching an die Hand zu geben.
Das neue Intranet war von Anfang an als digitaler Arbeitsplatz geplant. In mehreren Projektphasen wird dies umgesetzt. Als erster Release ging das Intranet als reine News-Plattform live. Kurz darauf wurden die Inhaltsseiten befüllt und publiziert; die Geschäftsleitung lancierte einen eigenen Blog, den sie noch heute erfolgreich mit Inhalten aus ihrem Arbeitsalltag bespielt.
Mit einer Pilotphase wurden die Collaboration-Funktionen eingeführt. Verschiedene Arten von Workspaces – für Teams, Projekte, oder Communities – sollen die interne Zusammenarbeit und den Umgang mit Dokumenten vereinfachen.
Dass dies nicht ein reines Technologie-Projekt ist, sondern eingespielte Arbeitsabläufe hinterfragt werden und viel Change Management nötig ist, hat sich bald gezeigt. Viele Mitarbeitende und auch das Management sind jedoch überzeugt von den Möglichkeiten, die das neue Intranet bietet, und sind offen für die Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes.